QUY ĐỊNH QUẢN LÝ SINH VIÊN ĐI THỰC TẬP Ở NƯỚC NGOÀI

(Ban hành kèm theo Quyết định số 2114/QĐ-ĐHNN ngày 25 tháng 10 năm 2024
của Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Văn bản này quy định nhiệm vụ của các cá nhân, đơn vị thuộc Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế (sau đây gọi tắt là Trường) có liên quan đến việc tổ chức, quản lý sinh viên ra nước ngoài thực tập; quy trình đưa sinh viên ra nước ngoài thực tập; nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm của sinh viên đi thực tập ở nước ngoài; trách nhiệm của Trường và các đơn vị thuộc Trường nhằm thống nhất quản lý hoạt động đi thực tập ở nước ngoài của sinh viên.

2. Quy định này áp dụng đối với sinh viên bằng đại học thứ nhất, hình thức đào tạo chính quy (sau đây gọi là sinh viên) đi thực tập ở nước ngoài trong các chương trình đi thực tập ở nước ngoài của Trường.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:

“Thực tập ở nước ngoài” là quá trình sinh viên ra nước ngoài để học hỏi kinh nghiệm làm việc thực tế tại các cơ sở giáo dục, doanh nghiệp, tổ chức ở nước ngoài trong một khoảng thời gian nhất định trong chương trình đào tạo cử nhân của Trường.

“Chương trình đi thực tập ở nước ngoài” là các chương trình đưa sinh viên đi thực tập ở nước ngoài được xây dựng trên cơ sở hợp đồng trách nhiệm hoặc thỏa thuận hợp tác được ký kết giữa Trường và các đối tác tiếp nhận sinh viên của Trường.

Điều 3. Mục tiêu

1. Tạo cơ hội cho sinh viên của Trường được thực tập, giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm chuyên môn, trau dồi các kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao kinh nghiệm thực tiễn trong môi trường quốc tế; tăng cường khả năng học và sử dụng ngoại ngữ, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.

2. Góp phần quảng bá, phát triển thương hiệu và nâng cao vị thế của Trường trong khu vực và trên thế giới.

3. Tạo cơ hội cho sinh viên có khả năng tìm việc làm trong khu vực và trên thế giới.

4. Thực hiện học phần Thực tập cuối khóa/ Kiến tập, thực tập sư phạm trong chương trình đào tạo.   

Điều 4. Nguyên tắc

1. Thực hiện đúng theo các điều khoản đã được nêu trong các văn bản ký kết giữa Trường với các đơn vị đối tác về chương trình thực tập ở nước ngoài.

2. Thực hiện đúng pháp luật, tôn trọng phong tục tập quán của mỗi nước, bảo đảm tính hiệu quả, thiết thực và quyền lợi của mỗi bên và của sinh viên.

3. Phát huy được hiệu quả của công tác hợp tác quốc tế để nâng cao chất lượng đào tạo.

Điều 5. Quản lý nguồn thu
Nguồn thu từ chương trình đi thực tập ở nước ngoài của sinh viên Trường (nếu có) phải được hạch toán, theo dõi rõ ràng trong sổ sách kế toán lưu tại Trường.

 

Chương II

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 6. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của sinh viên

1. Điều kiện tham gia thực tập ở nước ngoài

- Có ngành học phù hợp hoặc liên quan đến ngành thực tập ở nước ngoài.

- Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc trong thời gian bị kỷ luật tính đến thời điểm đăng ký thực tập.

- Có năng lực ngoại ngữ được đơn vị đối tác chấp nhận.

- Không thuộc đối tượng dừng học, thôi học, buộc thôi học.

- Đáp ứng các điều kiện về sức khỏe theo yêu cầu của chương trình thực tập.

- Đáp ứng các điều kiện khác mà đơn vị đối tác yêu cầu (theo thỏa thuận giữa Trường và các đơn vị đối tác).

- Có điểm trung bình chung tích lũy từ 2.0/4.0 điểm trở lên tính đến thời điểm nộp đơn tham gia.

- Đã hoàn thành mọi nghĩa vụ tài chính với Trường đến thời điểm đăng ký thực tập.

2. Quyền lợi của sinh viên

- Được cung cấp đầy đủ thông tin về chương trình đi thực tập ở nước ngoài.

- Được bảo hộ về lãnh sự và tư pháp trong thời gian lưu trú đi thực tập ở nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Được bảo vệ quyền lợi chính đáng trong thời gian thực tập và cư trú hợp pháp ở nước ngoài.

- Được hưởng lương và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định trong thỏa thuận hợp tác giữa Trường với các đơn vị đối tác và theo quy định của cơ sở tiếp nhận thực tập.

- Được bảo lưu kết quả học tập và được Trường giúp đỡ, tạo điều kiện hoàn thành các thủ tục trước khi đi, trong quá trình ở nước ngoài và sau khi về nước.

- Được Trường xét để chuyển đổi tín chỉ các học phần sinh viên tham dự trong thời gian đi thực tập ở nước ngoài có nội dung tương đương với các học phần trong khung chương trình đào tạo.

- Được Trường công nhận thời gian đi thực tập ở nước ngoài thay thế cho thực tập giữa khóa hoặc thực tập cuối khóa trong chương trình đào tạo.

- Được nhận xét và đánh giá các nội dung thực tập và báo cáo thực tập theo quy định hiện hành của Trường.

- Được quyền phản ánh với Trường và đơn vị đối tác trong trường hợp sinh viên nhận thấy địa điểm tiếp nhận thực tập không an toàn, không phù hợp, và sinh viên có quyền ngừng thực tập tại địa điểm đó nếu Trường và đơn vị đối tác xác minh phản ánh của sinh viên đúng sự thật.  

3. Nghĩa vụ của sinh viên

- Nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật Việt Nam, giữ gìn các giá trị văn hóa Việt Nam tại nước ngoài.

- Nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật và phong tục tập quán của nước sở tại.

- Thực hiện nội quy, quy chế của cơ sở tiếp nhận đi thực tập ở nước ngoài.

- Giữ gìn và phát triển quan hệ hữu nghị với các tổ chức, cá nhân và cộng đồng dân cư nước sở tại.

- Tuân thủ các điều khoản trong quy định thực tập.

- Học hỏi, có thái độ đúng mực và nghiêm túc trong quá trình đi thực tập ở nước ngoài.

- Thực hiện đúng quy định về thời gian đăng ký đi thực tập ở nước ngoài.

- Chi trả các chi phí liên quan đến vấn đề đi thực tập ở nước ngoài theo quy định (nếu có).

- Liên hệ với Trường để biết rõ thủ tục và hoàn thành hồ sơ thực tập đúng thời hạn, bao gồm cả việc chuyển sinh hoạt đoàn thể.

- Khi có các vấn đề phát sinh vượt ra ngoài phạm vi cá nhân có thể tự giải quyết, cần phải liên hệ ngay với Trưởng đoàn, các cơ quan có thẩm quyền tại nước sở tại và thông báo ngay cho Trường đề kịp thời hỗ trợ.

- Thực hiện và nộp báo cáo thực tập cùng với phiếu đánh giá của cơ sở tiếp nhận sau khi hoàn thành đợt thực tập.

- Khi về nước phải thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật Việt Nam và trình diện, báo cáo với bộ phận quản lý CTSV của Trường.

- Sau khi kết thúc chương trình, phải quay trở lại Trường trong thời gian sớm nhất.

 4. Trách nhiệm của sinh viên

- Nghiên cứu kỹ và thực hiện đúng với điều khoản hợp đồng (nếu có) giữa sinh viên và đơn vị đối tác đưa sinh viên đi thực tập.

- Hoàn thành công việc được giao tại cơ sở tiếp nhận ở nước ngoài

- Giữ gìn hình ảnh và uy tín của Trường.

- Giữ gìn hình ảnh và uy tín của cơ sở tiếp nhận ở nước ngoài.

- Sinh viên tự chịu mọi trách nhiệm trong các trường hợp: Tự ý kết thúc thời gian chương trình thực tập sớm hơn thời hạn quy định; tự ý đi khỏi nơi đang thực tập hoặc sang nước khác mà không có lý do chính đáng hoặc nhằm trốn tránh việc thực tập. Trường hợp do ốm, tai nạn, dịch bệnh, thiên tai mà không hoàn thành chương trình thực tập sẽ được xem xét kèm theo minh chứng.

- Làm báo cáo thực tập và được đánh giá đúng theo quy định, kể cả sinh viên đã có kết quả thực tập trong nước.

Điều 7. Thủ tục hồ sơ đăng ký đi thực tập ở nước ngoài

1. Phòng KHCN&HTQT cùng với Khoa chuyên môn tìm hiểu chương trình, đàm phán với các đối tác để xây dựng các chương trình đi thực tập ở nước ngoài.

2. Phòng Đào tạo tiếp nhận và thông báo tới sinh viên chương trình thực tập trong đó nêu rõ nội dung công việc, mức thù lao (nếu có), các điều kiện ăn ở, bảo hiểm, và các điều kiện khác.

3. Sinh viên tự nguyện đăng ký tham gia chương trình, gặp người điều phối chương trình của Phòng Đào tạo để được tư vấn về nội dung chương trình và các văn bản pháp luật hiện hành liên quan, đồng thời nhận bộ hồ sơ đăng ký tham gia chương trình. 

4. Khoa chuyên môn hướng dẫn sinh viên xây dựng kế hoạch đi thực tập ở nước ngoài: đi thực tập ở nước ngoài theo mục đích kiến tập hay thực tập cuối khóa trong chương trình đào tạo.

5. Sinh viên đăng ký tham gia chương trình phải nộp hồ sơ cho Phòng Đào tạo, bao gồm:

- Đơn xin tham gia chương trình thực tập (theo mẫu), trong đó ghi rõ việc đã hiểu toàn bộ nội dung công việc và hoàn toàn tự nguyện tham gia.

- Bản cam kết thực hiện nghiêm túc pháp luật của Việt Nam, của nước tới thực tập, và quy định của Trường, và có xác nhận của phụ huynh đồng ý cho sinh viên tham gia chương trình;

- Bản sao chứng chỉ hoặc xác nhận trình độ ngoại ngữ theo yêu cầu (nếu có);

6. Phòng Đào tạo phối hợp với Phòng CTSV và Khoa chuyên môn tuyển chọn và lập danh sách sinh viên đủ điều kiện (có xác nhận của CTSV và Khoa chuyên môn).

7. Phòng KHCN&HTQT chuyển danh sách sinh viên đủ điều kiện đến đơn vị đối tác thực tập tổ chức phỏng vấn, tuyển chọn và tiếp nhận thông tin phản hồi của đối tác.

8. Phòng Đào tạo, phối hợp với Phòng CTSV và Phòng KHCN&HTQT, chủ trì tham mưu Hiệu trưởng ký quyết định cho phép sinh viên tham gia chương trình.

9. Phòng KHCN&HTQT phối hợp với các đối tác để làm thủ tục xin Thị thực xuất nhập cảnh cho sinh viên, tham mưu Hiệu trưởng gửi công văn thông báo cho cơ quan ngoại giao Việt Nam tại nước sở tại về việc sinh viên đi thực tập ở nước ngoài. 

10. Phòng CTSV tham mưu Hiệu trưởng ban hành quyết định cử người phụ trách đoàn, cử Trưởng đoàn/nhóm cho mỗi đoàn/nhóm sinh viên ra nước ngoài thực tập. Khi tới nơi thực tập, Trưởng đoàn/nhóm cùng với người phụ trách đoàn sẽ thiết lập kênh liên hệ trực tuyến để trao đổi thông tin của đoàn/nhóm trong quá trình thực tập.

Điều 8. Thời gian đi thực tập ở nước ngoài

1. Thời gian đi thực tập ở nước ngoài của sinh viên tối thiểu là 01 tháng, tối đa là 12 tháng. Sinh viên có thể ra nước ngoài để thực tập không được quá 2 (hai) lần và không được vượt quá 12 tháng đối với một chương trình đào tạo.

2. Thời gian đi thực tập ở nước ngoài được xem xét như chương trình kiến tập/ thực tập theo quy định của chương trình đào tạo đã ban hành.

3. Thời gian thực tập ở nước ngoài không được kéo dài vì bất cứ lý do nào ngoại trừ thiên tai, dịch bệnh, ốm, tai nạn.

4. Trong thời gian đi thực tập ở nước ngoài sinh viên không thuộc đối tượng được xét tốt nghiệp.

Điều 9. Báo cáo và thu hoạch thực tập

1. Trong quá trình đi thực tập ở nước ngoài, sinh viên phải báo cáo tình hình học tập và sinh hoạt của mình cho người điều phối bằng thư điện tử theo định kỳ (theo yêu cầu của từng chương trình cụ thể).

2. Đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên đi thực tập nước ngoài được thực hiện theo các quy định hiện hành của Trường sau khi sinh viên trở về nước đúng thời hạn và được Trường ra quyết định tiếp nhận trở lại.

3. Sinh viên phải nộp Báo cáo thực tập cho Khoa chuyên môn trong vòng 02 tuần kể từ ngày kết thúc đợt thực tập.

Điều 10. Tiếp nhận sinh viên trở lại Trường

1. Tiếp nhận sinh viên đã hoàn thành chương trình đi thực tập ở nước ngoài trở lại Trường:

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày về nước, sinh viên phải nộp 01 bộ hồ sơ đầy đủ về Phòng Đào tạo gồm những giấy tờ sau:

- Bản chụp hộ chiếu trang có dán ảnh và tranh đóng dấu thị thực xuất, nhập cảnh;

- Bản sao và bản dịch hợp lệ sang tiếng Việt xác nhận quá trình đi thực tập ở nước ngoài và bảng đánh giá của cơ sở đến đi thực tập ở nước ngoài.

2. Tiếp nhận sinh viên bị tạm dừng hoặc chưa hoàn thành chương trình đi thực tập ở nước ngoài trở về Trường:

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày về nước, sinh viên phải nộp 01 bộ hồ sơ đầy đủ về Phòng Đào tạo, gồm những giấy tờ sau:

- 01 bản báo cáo về quá trình ở nước ngoài có xác nhận của cơ sở đến đi thực tập ở nước ngoài nêu rõ lý do bị tạm dừng hoặc lý do không hoàn thành chương trình thực tập;

- Bản chụp hộ chiếu trang có dán ảnh và tranh đóng dấu thị thực xuất, nhập cảnh;

- Giấy tờ chứng minh lý do bất khả kháng phải tạm dừng chương trình thực tập (giấy khám chữa bệnh hoặc chỉ định điều trị của cơ quan y tế có thẩm quyền ở nước sở tại đối với trường hợp vì lý do sức khỏe và bản dịch hợp lệ sang tiếng Việt, v.v.).

3. Phòng Đào tạo tiếp nhận hồ sơ của sinh viên trở về nước, tổng hợp và xem xét, trình Hiệu trưởng ban hành Quyết định tiếp nhận quay trở lại học tập.

Điều 11. Tạm dừng hoặc không hoàn thành chương trình thực tập ở nước ngoài

1. Vì lý do bất khả kháng (ốm, đau, tai nạn và một số lý do khác tương tự) mà phải tạm dừng quá trình thực tập, sinh viên phải báo cáo bằng văn bản về Trường, trong đó nêu rõ lý do tạm dừng, có xác nhận của cơ sở tiếp nhận.

2. Sinh viên không hoàn thành chương trình đi thực tập ở nước ngoài, và không được cơ sở tiếp nhận xác nhận kết quả phải chịu trách nhiệm theo quy định của chương trình và các quy định khác của Trường.

 

 

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Phân công nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan

1. Trách nhiệm của Phòng Khoa học, Công nghệ và Hợp tác Quốc tế

- Làm đầu mối trực tiếp tìm kiếm các đối tác, đàm phán với các đối tác về chương trình đi thực tập ở nước ngoài.

- Hỗ trợ kiểm tra, thẩm định hồ sơ về mặt đối ngoại, giải quyết các vấn đề liên quan đến yếu tố nước ngoài.

- Có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ, thực hiện các thủ tục xuất nhập cảnh để đưa sinh viên đi thực tập ở nước ngoài.

- Làm đầu mối liên hệ các cơ sở tiếp nhận đi thực tập ở nước ngoài của sinh viên để cập nhật các vấn đề liên quan đến chương trình thực tập (nếu có).

- Phối hợp với các đơn vị khác trong Trường để tiếp nhận sinh viên khi về nước.

- Báo cáo về các chương trình thực tập ký kết với các đơn vị đối tác theo yêu cầu.

- Cập nhật văn bản của pháp luật, Bộ Giáo dục và Đào tạo và Đại học Huế về việc quản lý sinh viên đi thực tập ở nước ngoài.

-  Phối hợp với Phòng Đào tạo và Phòng CTSV trong việc tham mưu Hiệu trưởng ban hành Quyết định cử sinh viên đi thực tập ở nước ngoài và tiếp nhận sinh viên trở về Trường.

2. Trách nhiệm của Phòng Công tác sinh viên

- Hỗ trợ công tác đón, tiễn sinh viên đi và về (nếu có).

-  Phối hợp với Phòng Đào tạo và Phòng KHCN&HTQT trong việc tham mưu Hiệu trưởng ban hành Quyết định cử sinh viên đi thực tập ở nước ngoài và tiếp nhận sinh viên trở về Trường

- Phối hợp với Phòng Đào tạo, Phòng KHCN&HTQT tổ chức tập huấn cho sinh viên

- Cập nhật thông tin về điều kiện thực tập tại nước ngoài của sinh viên bằng cách yêu cầu sinh viên nộp báo cáo định kỳ (theo yêu cầu của từng chương trình cụ thể) để kịp thời xử lý và/hoặc đề xuất phương án xử lý trình Hiệu trưởng.

- Phân công trách nhiệm Trưởng đoàn/nhóm để quản lý sinh viên đang đi thực tập ở nước ngoài.

- Thường xuyên liên lạc với gia đình và sinh viên để theo dõi, nắm tình hình.

- Cấp giấy xác nhận sinh viên cho những sinh viên đi thực tập ở nước ngoài.

- Đánh giá điểm rèn luyện của sinh viên sau khi hoàn thành thời gian của chương trình.

3. Trách nhiệm của Phòng Đào tạo

- Xây dựng nội dung về chương trình đi thực tập ở nước ngoài.

- Tiếp nhận và thông báo về chương trình đi thực tập ở nước ngoài đến sinh viên.

- Tham mưu thành lập Hội đồng xét duyệt hồ sơ theo đúng tiêu chí tham gia của mỗi chương trình.

- Tổng hợp thông tin về sinh viên đi thực tập ở nước ngoài trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của bộ phận, phục vụ công tác đánh giá học tập và xét tốt nghiệp.

- Tham mưu Hiệu trưởng ban hành Quyết định cử sinh viên đi thực tập ở nước ngoài và tiếp nhận sinh viên trở về Trường.

- Tiếp nhận kết quả học tập, chuyển đổi, quy đổi nếu có theo quy định về đào tạo tín chỉ và phối hợp tiếp nhận sinh viên tiếp tục học tập tại Trường khi hoàn thành chương trình.

- Phối hợp với Khoa chuyên môn tổng hợp, xem xét và công nhận báo cáo đi thực tập ở nước ngoài và phiếu đánh giá của sinh viên.

- Phối hợp với Khoa chuyên môn quản lý và lưu trữ hồ sơ đăng ký, kết quả thực tập của sinh viên, bản sao các chứng chỉ hoàn thành thực tập ở nước ngoài.

- Tiếp nhận và làm thủ tục vào học trở lại đối với sinh viên (nếu có), lưu trữ hồ sơ sinh viên.

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ sinh viên đi thực tập nước ngoài.

- Báo cáo số liệu sinh viên đi thực tập ở nước ngoài theo yêu cầu.

4. Phòng Kế hoạch tài chính và Cơ sở vật chất (KH,TC&CSVC)

- Tham mưu về quản lý các nguồn thu/chi tài chính liên quan đến chương trình.

- Thực hiện các công tác thu chi có liên quan.

- Tham gia thỏa thuận về tài chính (nếu có) đối với các bên liên quan.

5. Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ sinh viên (TV&HTSV)

- Phối hợp cùng Phòng KHCN&HTQT trong việc tìm kiếm đối tác, đàm phán.

- Phối hợp cùng Phòng CTSV công tác đón, tiễn sinh viên đi và về (nếu có).

6. Các Khoa chuyên môn

- Phối hợp với Phòng KHCN&HTQT và Phòng Đào tạo để thông tin cho sinh viên các chương trình đi thực tập ở nước ngoài.

- Bố trí giảng viên để hướng dẫn sinh viên trong thời gian sinh viên tham gia đi thực tập ở nước ngoài, hướng dẫn sinh viên viết báo kết quả thực tập và đánh giá. Phối hợp với Phòng CTSV để tham gia quản lý sinh viên.

- Phối hợp với Phòng Đào tạo thực hiện, bổ sung, điều chỉnh các quy định về đào tạo hiện hành liên quan đến hoạt động thực tập ở nước ngoài.

 

Chương IV

XỬ LÝ VI PHẠM VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13. Xử lý vi phạm

Người phụ trách chương trình và sinh viên đi thực tập ở nước ngoài nếu vi phạm các cam kết và các quy định của Trường gây hậu quả và/hoặc làm ảnh hưởng tới uy tín của Trường sẽ bị xử lý theo các quy định hiện hành.

Sinh viên trong quá trình tham gia chương trình nếu có các hành vi vi phạm luật pháp của nước sở tại, các quy định của đơn vị tiếp nhận thực tập, luật pháp của Việt Nam, các quy định của Trường gây hậu quả và/hoặc làm ảnh hưởng tới uy tín của Trường thì phải chịu xử lý theo luật của nước sở tại, luật pháp của Việt Nam và bị xử lý kỷ luật theo quy định của Trường.

Sinh viên sau khi kết thúc thời gian đi thực tập ở nước ngoài nếu không về nước đúng thời hạn sẽ bị xử lý theo luật của nước sở tại, luật pháp của Việt Nam và bị xử lý kỷ luật theo quy định của Trường.

Sinh viên sau khi về nước chậm trễ trong việc nộp các Báo cáo tự đánh giá, Thu hoạch thực tập sẽ bị xử lý theo các quy định về quản lý đào tạo của Trường.

Điều 14. Chế độ báo cáo

1. Kết thúc năm học, Các Phòng liên quan và Khoa chuyên môn đánh giá công tác đưa sinh viên ra nước ngoài thực tập, đặc biệt chú ý đến việc đánh giá chất lượng, số lượng sinh viên tham gia chương trình và báo cáo trình cho Hiệu trưởng.

2. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị thực hiện cần chú ý những vấn đề bất thường xảy ra có liên quan đến sinh viên hoặc những vấn đề vướng mắc cần xin ý kiến chỉ đạo.

3. Sau khi về nước, sinh viên chậm trễ trong việc nộp Báo cáo thực tập sẽ bị xử lý theo các quy định về quản lý đào tạo của Trường.

Điều 15. Điều khoản thi hành

1. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký quyết định ban hành.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh, không phù hợp, Hiệu trưởng sẽ quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn.