QUẢN LÝ VÀ CẤP PHÁT VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ, CHỨNG NHẬN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ, ĐẠI HỌC HUẾ

 

 

chứng nhận, phôi bằng chứng chỉ, chứng nhận.

Điều 3. Trách nhiệm của Nhà trường

Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trong việc quản lý và cấp phát văn bằng, chúng chỉ, chứng nhận theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Đại học Huế.

Chương II

QUẢN LÝ VIỆC CẤP PHÁT VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ, CHỨNG NHẬN

Điều 4. Thẩm quyền cấp văn bằng, chửng chỉ, chứng nhận

Hiệu trưởng có thẩm quyền cấp: Bằng tốt nghiệp đại học; Bằng thạc sĩ; Bằng tiến sĩ, Chứng chỉ và Chứng nhận đánh giá năng lực ngoại ngữ, Chứng chỉ và Chứng nhận các loại hình bồi dưỡng, và các chứng chỉ, chứng nhận khác được các cấp có thẩm quyền cho phép.

Điều 5. Điều kiện và thời gian cấp vãn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

1. Văn băng được câp sau khi người học được Nhà trường công nhận tôt nghiệp. Chứng chỉ, chứng nhận được cấp sau khi học viên/thí sinh thỏa mãn các yêu cầu về điểm thi (đối với các kỳ thi Đánh giá năng lực ngoại ngữ, cấp chứng chỉ căn cứ theo

Thông tư 23/2017/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo, và các kỳ thi Đánh giá năng lực ngoại ngữ, cấp chứng nhận tại trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế) hoặc điểm các học phần và điểm cuối khoá của các khóa bồi dưỡng.

2. Nhà trường có trách nhiệm cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận cho người học/thí sinh trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định công nhận tốt nghiệp hoặc quyết định công nhận kết quả điểm thi ĐGNLNN, điểm của khoá bồi dưỡng.
3. Trong thời gian chờ cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận, người học đủ điều kiện tốt nghiệp được Nhà trường cấp giấy chứng nhận tạm thời nếu có nhu cầu. Mầu giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời do Hiệu trưởng nhà trường quy định.

Điều 6. Ký, đóng dấu văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

1. Hiệu trưởng ký văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận cần ghi rõ họ tên, chức danh; không dùng bút mực đen, mực đỏ để ký văn bằng.
2. Việc đóng dấu trên chữ ký của Hiệu trưởng trên văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận thực hiện theo quy định về công tác văn thư hiện hành.

Điều 7. Trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc

 

1. Trách nhiệm của Phòng Đào tạo

1. Đối với văn bằng cử nhân:

• Lập danh sách thông tin của người được cấp văn bằng để người được cấp văn bằng kiểm tra lại lần cuối và ký xác nhận.
• Sau 02 ngày làm việc kể từ ngày ban hành Quyết định công nhận tốt nghiệp, Phòng Đào tạo duyệt danh sách sinh viên được tốt nghiệp trong phần mềm và gửi 05 bản dấu đỏ Quyết định cho Phòng Công tác sinh viên (CTSV) để chuẩn bị thủ tục xin phôi bằng.
• In bảng điểm tốt nghiệp, sổ cấp bảng điểm tốt nghiệp theo Điều 3, Điều 4 Thông tư số 27/2019/TTBGDĐT ngày 30/12/2019 của Bộ Giáo dục và Đào tạo và gửi cho Phòng CTSV trước thời hạn tổ chức Lễ tốt nghiệp 07 ngày (không kể thứ Bảy và Chủ nhật) để thực hiện công tác phát bảng điểm.

2. Đối với văn bằng thạc sĩ và tiến sĩ, Phòng Đào tạo chuyển hồ sơ công nhận tốt nghiệp cho Phòng CTSV xin phôi, in và cấp phát văn bằng. Bảng điểm tốt nghiệp Phòng Đào tạo cấp phát cho người học.
3. Trường họp người học bị mất bảng điểm gốc, cần xin lại bảng điếm thì phải làm đơn nộp về Văn phòng Một cửa sinh viên của Trường để chuyển Phòng Đào tạo cấp lại.
4. Đối với chứng chỉ, chứng nhận:

Phòng Đào tạo đề xuất nhu cầu sử dụng phôi chứng chỉ, chứng nhận; thực hiện các thủ tục đề nghị in ấn, cấp phôi chứng chỉ, chứng nhận; lập sổ gốc để cấp phát chứng chỉ chứng nhận; bảo quản và sử dụng phôi chứng chỉ, chứng nhận theo đúng quy định; công bố công khai về việc cấp chứng chỉ, chứng nhận trên website của Nhà trường.

5. Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý chứng chỉ, chứng nhận của Trường theo các thông số cụ thể như sau:

• Tên chứng chỉ, chứng nhận;
• Họ, chữ đệm, tên của người được cấp chứng chỉ, chứng nhận;
• Ngày, tháng, năm sinh của người được cấp chứng chỉ, chứng nhận;
• Bậc và ngôn ngữ được cấp chứng chỉ, chứng nhận;
• Đợt thi đạt chứng chỉ, chứng nhận;

 

• số và ngày, tháng, năm của Quyết định công nhận;
• Số hiệu chứng chỉ, chứng nhận;
• Số vào sổ gốc cấp chứng chỉ, chứng nhận;
• Số điện thoại và email liên hệ;
• Một số thông tin bổ sung khác để thuận lợi cho quá trình tra cứu, xác minh sau này.

2. Trách nhiệm của Phòng CTSV

1. Căn cứ vào Quyết định tốt nghiệp, phòng tiến hành công tác mua phôi bằng tại Đại học Huế.
2. Rà soát chính xác các thông tin giữa Quyết định công nhận tốt nghiệp và hồ sơ in bằng trước khi in bằng chính thức. Báo cáo, lưu giữ tài liệu liên quan đến văn bằng. Những văn bằng in ấn bị lỗi phải lập biên bản huỷ theo quy chế hiện hành.
3. Lập sổ gốc để quản lý cấp phát văn bằng theo mẫu của Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Phụ lục III, IV, V Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29/11/2019 của Bộ Giáo dục và Đào tạo; ghi thông tin trên văn bằng theo quy định tại Điều 9 của Quy định này.
4. Công bố công khai về việc cấp phát văn bằng trên website của Nhà trường theo quy định.
5. Phối hợp với người học được cấp văn bằng để phát hiện kịp thời những sai sót; lập biên bản, báo cáo Hiệu trưởng giải quyết theo quy định hiện hành, đảm bảo quyền lợi cho người học được cấp văn bằng.

g) Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý văn bằng của Trường theo các thông số cụ thể như sau:

• Tên văn bằng;
• Họ, chữ đệm, tên của người được cấp văn bằng;
• Ngày, tháng, năm sinh của người được cấp văn bằng;
• Ngành đào tạo, ngôn ngữ;
• Số hiệu văn bằng, số hiệu;
• Số vào sổ gốc cấp văn bằng;
• Trình độ đào tạo;
• Mã sinh viên, học viên;

 

• Năm tuyển sinh;
• Số và ngày, tháng, năm của quyết định công nhận tốt nghiệp;
• Ngày, tháng, năm nhận văn bằng;
• Số điện thoại, email liên hệ;
• Một số thông tin bổ sung khác để thuận lợi cho quá trình tra cứu, xác minh sau này.

3. Trách nhiệm của Phòng Tổ chức - Hành chính

Đóng dấu Trường theo quy định, dấu đóng rõ ràng, đúng chỗ, mực dấu đỏ đảm bảo lâu dài không bị phai mờ.

4. Trách nhiệm của Phòng Kế hoạch, Tài chính và Cơ sở vật chất (KH,TC&CSVC)

Thực hiện họp đồng in phôi chứng chỉ, chứng nhận theo đề nghị và thông tin của phòng Đào tạo; Thanh toán các chi phí mua phôi, in văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo quy định của Trường.

5. Trách nhiệm của Khoa chuyên môn

Thông báo, đốc thúc sinh viên hoàn thành đủ các điều kiện và nộp hồ sơ xét tốt nghiệp để được công nhận tốt nghiệp.

6. Trách nhiệm của Phòng KT&BĐCLGD:

Bàn giao Quyết định công nhận kết quả điểm thi của các Kỳ thi ĐGNLNN cấp chứng chỉ, chứng nhận kèm bảng điểm cho Phòng Đào tạo.

7. Trách nhiệm của Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng NNVH:

Bàn giao Quyết định công nhận kết quả bồi dưỡng kèm bảng điểm và danh sách học viên được cấp chứng chỉ, chứng nhận bồi dưỡng giáo viên ngoại ngữ cho Phòng Đào tạo.

Điều 8. Trách nhiệm của Hiệu trưởng trong việc quản lý văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

1. Ban hành quy định về quản lý và cấp phát văn bằng, trong đó quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân và chế tài xử lý khi để xảy ra vi phạm để áp dụng thống nhật toàn Trường.
2. Quy định thuật ngữ in trên văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận.
3. Quy định việc lập số vào sổ cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận tại Khoản 2 Điều 11 của Quy định này. Đảm bảo mỗi số vào sổ cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng
   nhận được ghi duy nhất trên một văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận đã cấp cho người học.

 

4. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý văn bằng đã cấp cho người học; xây dựng ưang thông tin điện tử để công bố công khai thông tin quá trình thực hiện quản lý văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận và công bố công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận.

Điều 9. Quy định thuật ngữ và cách ghi trên văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

1. Thuật ngữ

 

 

 

 

2. Cách ghi trên văn bằng

 

2. Cách ghi trên chứng chỉ, chứng nhận

- Cách ghi thông tin trên chứng chỉ đánh giá năng lực ngoại ngữ thực hiện theo các quy định của văn bằng đồng thời theo hướng dẫn trình bày của Quyết định 5023/QĐ-BGDĐT ngày 30 tháng 11 năm 2017 về ban hành các mẫu chứng chỉ của Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam và phụ lục Thông báo sô

 

691/TB-QLCL ngày 08/05/2020 về mẫu các loại chứng chỉ.

- Cách ghi thông tin trên chứng nhận đánh giá năng lực ngoại ngữ thực hiện theo Quyết định số 2246/QĐ-ĐHNN ngày 04/09/2020 về việc thay đổi nội dung, hình thức phôi chứng nhận đánh giá năng lực ngoại ngữ do trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế tổ chức.

Điều 10. Quy trình xin phôi, in và cấp phát văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

1. Quy trình xin phôi văn bằng

1. Trường Đại học Ngoại ngữ có công văn đề nghị cấp phôi văn bằng (theo mẫu quy định) gửi Đại học Huế (qua Ban Đào tạo và CTSV Đại học Huế), kèm theo các hồ sơ sau:

• Tờ trình mua phôi bằng (kèm theo Quyết định tốt nghiệp).
• Báo cáo tình hình sử dụng phôi văn bằng đã được cấp trước đó.
• Biên bản kiểm kê phôi bằng đại học hủy do kém chất lượng trong lần trước, bao gồm:

+ Số phôi văn bằng lần cấp trước đó bị hỏng và biên bản hủy phôi hỏng (kèm theo phôi văn bằng bị hỏng đê nộp cho Ban Đào tạo và CTSV Đại học Huê).

+ Số phôi văn bằng còn tồn đọng.

2. Chuyển khoản hoặc tạm ứng tiền mua phôi bằng theo Tờ trình xin mua phôi ở Phòng KHTC&CSVC của Trường.
3. Ban Đào tạo và CTSV tiếp nhận công văn và lập Phiếu phê duyệt. Bộ phận mua phôi bằng nộp tiền và nhận phôi theo Phiếu phê duyệt (kiểm tra kỹ số lượng và số sê-ri phôi).

2. Quy trình in văn bằng

1. Cán bộ phụ trách rà soát từ ngữ, thông tin trên dữ liệu in bằng trước khi tiến hành in bằng theo Quyết định tốt nghiệp, nội dung in trên văn bằng theo quy định tại Điều 9 và Điều 11 của Quy định này.
2. Sắp xếp văn bằng theo ngành đào tạo để trình Hiệu trưởng ký, cán bộ văn thư đóng dấu và chuyển về cán bộ quảnlý.
3. Lập sổ gốc cấp phát văn bằng theo mẫu quy định tại Phụ lục III, IV, V Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29/11/2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

 

3. Quy trình cấp phát văn bằng

1. Người học nhận bằng tốt nghiệp theo kế hoạch tổ chức Lễ tốt nghiệp của Nhà trường.
2. Sau ngày Lễ tốt nghiệp, người học chưa nhận bằng đến tại Phòng CTSV trong giờ hành chính để nhận bằng.
3. Khi đến nhận bằng, người học cần xuất trình CMND để cán bộ kiểm tra và phát bằng. Trường hợp nhận thay bằng phải có giấy ủy quyền có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc cơ quan làm việc.
4. Người học kiểm tra thông tin trên bằng và ký vào sổ gốc cấp bằng.

4. Quy trình in ấn phôi, quản lý phôi, tổ chức in ấn và cấp phát chứng chỉ, chứng nhận

1. Lập hồ sơ đề nghị in phôi chứng chỉ, chứng nhận theo mẫu quy định, sau đó tiếp nhận phôi chứng chỉ, chứng nhận và chuyển bàn giao phôi cho bộ phận in ấn.
2. In ấn chứng chỉ, chứng nhận theo Quyết định công nhận, danh sách đính kèm, hoàn thiện chứng chỉ, chứng nhận, ký ban hành, đóng dấu chứng chỉ/chứng nhận. Kiểm tra chính xác thông tin trước khi dán ảnh và đóng dấu, những trường họp in ấn lỗi, chữ mờ, lập biên bản báo cáo về việc hủy phôi và in lại theo đúng quy định.
3. Bộ phận in ấn lập sổ gốc cấp phát chứng chỉ, chứng nhận với các thông tin đã công bố theo quy định hiện hành.
4. Bàn giao chứng chỉ, chứng nhận, sổ gốc cấp phát cho cán bộ cấp phát. Bộ phận cấp phát kiểm đếm lại số lượng chứng chỉ, chứng nhận trước khi ký nhận bàn giao.
5. Gửi thông tin đến các bộ phận liên quan đăng tải thông tin lên các cổng thông tin và thông báo đến thí sinh bằng hình thức email cá nhân. Thông báo cấp phát và hướng dẫn chi tiết, các yêu cầu cần phải có trước khi đến nhận chứng chỉ/chứng nhận.

g) Thống kê số lượng phôi chứng chỉ, chứng nhận đã in, thống kê và lập biên bản số lượng phôi in lỗi, lập báo cáo theo từng đợt lập số.

h) Bộ phận cấp phát triển khai cấp phát cho người nhận sau khi kiểm tra chứng
minh nhân dân/ căn cước công dân (hoặc giấy ủy quyền trong trường hợp nhận thay); ghi rõ loại hình cấp phát và đối tượng thu kinh phí cấp phát, lập bảng thống kê số lượng kinh phí cấp phát phải được sao lưu để báo cáo. Chuyển phòng KHTC-CSVC bản thống kê gốc và hóa đơn biên lai thu lệ phí cấp phát. Kiểm đếm và lưu trữ hồ sơ gốc đến khi hoàn thành sổ, sao lưu và chuyển bộ phận lưu trữ của Trường để lưu vĩnh viễn.

 

Điều 11. Quản lý văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

1. Phòng CTSV được giao nhiệm vụ quản lý văn bằng có trách nhiệm cụ thể sau:

1. Việc lập sổ gốc cấp bằng thực hiện theo mẫu quy định tại Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29/11/2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. sổ gốc cấp văn bằng phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn
2. Việc lập số vào sổ cấp bằng được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 (căn cứ vào Điềul3 Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT) theo quy tắc:

Hai số cuối của năm cấp bằng/Ký hiệu loại bằng; số thứ tự vào sổ theo số tự nhiên tò nhỏ đến lớn, cụ thể:

• Hai số cuối của năm cấp bằng: Là 2 số cuối của năm hành chính cấp văn bằng cho người học (từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12).
• Ký hiệu loại bằng: 1 (bằng cử nhân); 2 (bằng thạc sĩ); 3 (bằng tiến sĩ).
• Số thứ tự vào sổ của bằng được cấp: Gồm bốn chữ số tự nhiên từ nhỏ đến lớn.

Ví dụ:

• Bằng cử nhân đầu tiên được cấp năm 2020: 20/10001
• Bằng thạc sĩ đầu tiên được cấp năm 2020: 20/20001
• Bằng tiến sĩ đầu tiên được cấp năm 2020: 20/30001

2. Phòng Đào tạo được giao nhiệm vụ quản lý chứng chỉ, chứng nhận với nhiệm vụ cụ thể sau:

1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đã được quy định, kiểm tra và nhận phôi chứng chỉ, chứng nhận đúng theo hồ sơ, thường xuyên theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình trạng phôi chứng chỉ, chứng nhận, in và quản lý hồ sơ cấp phát.
2. Việc thực hiện các bước lập sổ, lập số như đối với văn bằng, bổ sung-các yêu cầu
   về thể hiện số Quyết định công nhận trên chứng chỉ, chứng nhận.

 

Đối với chứng chỉ, cách đánh vào số theo năm cấp bằng, cuốn số và thứ tự vào sổ theo số tự nhiên từ nhỏ đến lớn, độ dài đến 7 con số. số hiệu có độ dài 5 con số theo số tự nhiên từ nhỏ đến lớn.

Đối với chứng nhận, cách đánh vào số theo năm cấp bằng, ký tự viết tắt của ngoại ngữ và thứ tự vào sổ theo số tự nhiên từ nhỏ đến lớn, độ dài đến 6 con số. số hiệu có ký tự viết tắt của ngoại ngữ, và độ dài 5 con số theo số tự nhiên từ nhỏ đến lớn.

Ví dụ:

Số hiệu chứng chỉ: 00001

Số vào sổ chứng chỉ: 2001001, cụ thể: 20 (năm cấp chứng chỉ, chứng nhận),

01 (cuốn số 1), 001 số chứng chỉ đầu tiên

,

Sô hiệu chứng nhận: E00001

Số vào sổ chứng chỉ: 20.EN.000001, cụ thể: 20 (năm cấp chứng nhận), EN

(ký hiệu viết tắt của tiếng Anh), 000001 số chứng nhận đầu tiên

Điều 12. Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

Nhà trường giao nhiệm vụ quản lý phôi văn bằng cho Phòng CTSV và quản lý phôi chứng chỉ, chứng nhận cho Phòng Đào tạo. Cụ thể như sau:

1. Đối với phòng CTSV:

1. Xin phôi và tiếp nhận phôi văn bằng từ Ban Đào tạo và CTSV Đại học Huế theo các thú tục quy định, đảm bảo an toàn cho phôi được cấp, trường thực hiện theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 3 của Quyết định 1186/QĐ-ĐHH.
2. In và cấp phát văn bằng ngay khi có phôi được cấp.
3. Kiểm tra, rà soát lại phôi bị hỏng và phôi còn tồn sau khi in xong để báo cáo cho Ban Đào tạo và CTSV, Đại học Huế.
4. Đối với phôi văn bằng, bị hư hỏng, in sai, chất lượng không bảo đảm, chưa sử dụng do thay đổi mẫu phôi, Phòng CTSV lập biên bản hủy bỏ, ghi rõ số lượng, số hiệu và tình trạng phôi bằng để báo cáo Đại học Huế, phôi hỏng phải được xử lý theo quy định. Biên bản hủy bỏ phải được lưu trữ vào hồ sơ để theo dõi, quản lý.

2. Đối với phòng Đào tạo:

Thực hiện các bước quản lý phôi chứng chỉ, chứng nhận như việc quản lý phôi
văn bằng. Việc thực hiện cấp phôi, thiết kế và in ấn phôi do Hiệu trưởng quyết định theo các quy định hiện hành.

 

Điều 13. Công bố công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận trên trang thông tin điện tử

1. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận của Nhà trường bảo đảm dễ quản lý, truy cập, tìm kiếm thông tin công bố công khai về cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận.
2. Thông tin công bố công khai về cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận phải đảm bảo chính xác so với sổ gốc cấp văn bàng, chứng chỉ, chứng nhận giúp các đơn vị có nhu cầu tra cứu thông tin văn bằng chính xác.
3. Cập nhật dữ liệu cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận hàng năm và lưu trữ

14. trang thông tin điện tử của Nhà trường.

4. Việc công bố công khai thông tin về cấp, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận trên trang thông tin điện tử cũng được thực hiện cả đối với các văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận đã được cấp trước ngày Quy định này có hiệu lực thi hành.

Chương III

BẢN SAO VÀN BẰNG, CHỨNG CHỈ, CHỨNG NHẬN TỪ SỔ GỔC

Điều 14. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc

Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc là việc Nhà trường căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Các nội dung ghi trong bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc phải chính xác so với sổ gốc. Trường hợp mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận tại thời điểm cấp bản sao đã thay đổi, Nhà trường đối chiếu số gốc cấp Giấy chứng nhận tốt nghiệp, Giấy xác nhận cho người có yêu cầu.

Điều 15. Giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận được cấp từ sổ gốc

1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường họp pháp luật có quy định khác.

 

2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận được cấp từ sổ gốc thì không được yêu cầu xuất trình bản chính văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận để đối chiếu, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Điều 16. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chửng nhận từ sổ gốc

Nhà trường có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc. Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc được thực hiện khi có đơn xin cấp từ người học.

Điều 17. Ngưòi có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc

Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận của Trường, nộp đơn xin cấp bản sao có lý do chính đáng, ví dụ: văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận bị thất lạc, hoả hoạn có xác nhận của công an hoặc chính quyền địa phương.

Điều 18. Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chửng nhận từ sổ gốc

1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc gồm:

1. Đơn trình báo có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc công an về lý do xin cấp bản sao;
2. Đơn xin cấp bản sao (theo mẫu được quy định của Trường);
3. Bản chính giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân còn giá trị để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

2. Trình tự cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc được quy định như sau:

1. Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận nộp trực tiếp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này cho Phòng CTSV (đối với văn bằng) hoặc phòng Đào tạo (đối với chứng chỉ, chứng nhận) của Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế.
2. Thời gian để in và cấp sau khi nhận đủ hồ sơ họp lệ thực hiện theo khoản 2 Điều 31 của Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019.

Điều 19. Sổ cấp bản sao và quản lý việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc

 

1. sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.
2. Mỗi lần cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận từ sổ gốc đều phải ghi vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận; phải đánh số vào sổ cấp bản sao, đảm bảo vào sổ cấp bản sao được ghi duy nhất trên một bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận đã cấp cho người học.
3. Số vào sổ cấp bản sao văn bằng được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm theo quy tắc sau:

Số vào sổ cấp bằng _ BS Hai số cuối của năm cấp bản sao/số thứ tự cấp bản sao văn bằng

Trong đó:

• Số vào sổ cấp bằng: Là số vào sổ cấp bằng lấy từ sổ gốc và được in trên văn

345. đã cấp cho người học.

Phân biệt sô hiệu giữa Sô vào sô câp băng và Sô vào sô câp bản sao

 

• BS: viết tắt của từ “Bản sao”
• Hai số cuối của năm: Là hai số cuối của năm hành chính cấp bản sao văn bằng

cho người học (từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12).

• Số thứ tự cấp bản sao: Là số thứ tự cấp cho mỗi bản sao văn bằng trong năm hành chính từ nhỏ đến lớn (bắt đầu từ số 01), đảm bảo mỗi bản sao có một số vào sổ cấp bản sao duy nhất.

Ví dụ: 20/10089 BS20/22

4. Số vào sổ cấp bản sao chứng chỉ, chứng nhận được lập liên tục như cách lập sổ gốc chứng chỉ, chứng nhận. Việc phân biệt thông tin trên bản sao so với bản gốc được thể hiện bằng cách thêm ký tự BS (BS viết tắt của từ “Bản sao”) và số thứ tự cấp bản sao (5 chữ số) trước chuỗi số ký tự của số vào sổ (7 con số), có dấu _ giữa hai chuỗi số.

Ví dụ: BS00001 2001001

5. Ngày ký bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận: Là ngày in bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận.

Chương IV

KIÈM TRA, THANH TRA, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 20. Kiểm tra, thanh tra

1. Ban Giám hiệu và Phòng chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc quản lý và cấp phát văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận đối với đon vị được giao nhiệm vụ.
2. Thực hiện theo yêu cầu thanh tra, kiểm tra định kỳ, đột xuất từ Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Huế đối với việc quản lý và cấp phát văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận của đơn vị có liên quan.
3. Đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận cần phối họp, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra.

Điều 21. Xử lý vi phạm trong lĩnh vực cấp phát, lưu giữ tài liệu liên quan đến văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

Cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, cấp phát văn bàng, chứng chỉ, chứng nhận và lưu trữ tài liệu liên quan nêu vi phạm các quy định bị xử lý kỹ luật theo pháp., luật hiện hành./.