TUYÊN TRUYỀN, GIÁO DỤC, KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT
Thứ ba, 24/03/2026
56

DỰ THẢO QUY ĐỊNH CẤP VÀ SỬ DỤNG THẺ SINH VIÊN

[Ban hành kèm theo Công văn số 245 /ĐHNN-CTSV ngày 26 tháng 3 năm 2026
của Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế]



CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng, phạm vi áp dụng
Quy định này áp dụng đối với sinh viên đang theo học tại Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế (sau đây gọi là Trường), bao gồm:
1. Sinh viên bằng đại học thứ nhất, hình thức đào tạo chính quy.
2. Sinh viên học cùng lúc hai chương trình đại học, hình thức đào tạo chính quy.
3. Sinh viên bằng đại học thứ hai, hình thức đào tạo chính quy và vừa làm vừa học.
4. Sinh viên bằng đại học liên thông từ trình độ cao đẳng lên trình độ đại học, hình thức đào tạo chính quy và vừa làm vừa học.
Điều 2. Mục đích và phạm vi sử dụng thẻ sinh viên
1. Thẻ sinh viên là giấy tờ nhận diện chính thức của sinh viên đang theo học tại Trường, được sử dụng để xác minh thông tin cá nhân trong quá trình học tập, rèn luyện và tham gia các hoạt động của Trường.
2. Sinh viên phải đeo thẻ sinh viên khi tham gia học tập, kiểm tra, thi cử; tham gia các hoạt động do khoa, Trường tổ chức; khi sử dụng các dịch vụ thư viện của Trường.
3. Xuất trình thẻ sinh viên khi được viên chức, giảng viên, nhân viên Nhà trường yêu cầu.
4. Sử dụng thẻ sinh viên để hưởng ưu đãi từ các dịch vụ do xã hội cung cấp.
5. Thẻ sinh viên có chức năng tích hợp tài khoản ngân hàng (ATM) được sử dụng để đóng học phí; nhận tiền học bổng, khen thưởng, trợ cấp theo quy định của Trường; chuyển tiền, rút tiền theo quy định của Ngân hàng và các quy định của Pháp luật (áp dụng đối với sinh viên bằng đại học thứ nhất và sinh viên học cùng lúc hai chương trình đại học, hình thức đào tạo chính quy).
Điều 3. Thời hạn sử dụng thẻ sinh viên
1. Thẻ chỉ có giá trị sử dụng trong thời gian sinh viên học tập và rèn luyện tại Trường.
2. Trong thời gian sinh viên dừng học, thẻ tạm dừng hiệu lực.
3. Thẻ hết giá trị khi sinh viên tốt nghiệp, thôi học hoặc buộc thôi học theo ngày ghi trên Quyết định tương ứng.
4. Khi sinh viên tốt nghiệp, thôi học hoặc buộc thôi học, vẫn có thể tiếp tục sử dụng tài khoản ngân hàng (ATM) đã được tích hợp với thẻ sinh viên.

CHƯƠNG II
CẤP PHÁT THẺ SINH VIÊN
Điều 4. Quy trình cấp thẻ sinh viên đối với sinh viên bằng đại học thứ nhất và sinh viên học cùng lúc hai chương trình đại học
1. Hồ sơ cấp thẻ
a) Phiếu thông tin phát hành thẻ sinh viên.
b) Ảnh căn cước công dân.
c) Ảnh chân dung
- Kích thước tỷ lệ 3x4, phải có chất lượng, độ phân giải cao.
- Ảnh chụp nửa thân trên, khuôn mặt chiếm từ 70-80% khung hình.
- Ảnh để đầu trần, trang phục áo sơ mi.
- Phông nền không có hình vẽ, hình ghép có nội dung không phù hợp.
2. Hình thức nộp hồ sơ: Trực tuyến
a) Căn cước công dân: File hình ảnh căn cước công dân: mặt trước và mặt sau; đặt tên file căn cước công dân theo số căn cước công dân.
b) Ảnh chân dung: Đặt tên file ảnh theo số căn cước công dân.
c) Sau khi hoàn thiện 02 file hồ sơ nêu trên, sinh viên nộp hồ sơ làm thẻ trực tuyến qua biểu mẫu quy định.
d) Sau khi nộp hồ sơ trực tuyến (gồm bản chụp căn cước công dân và ảnh chân dung), sinh viên sẽ nhận được Phiếu thông tin phát hành thẻ sinh viên vào ngày nhập học tại Trường và ký xác nhận vào Phiếu này. Hồ sơ làm thẻ được xem là hoàn thành sau khi sinh viên thực hiện đầy đủ bước ký xác nhận vào Phiếu thông tin phát hành thẻ sinh viên.
Điều 5. Quy trình cấp thẻ sinh viên đối với sinh viên bằng đại học thứ hai và sinh viên bằng đại học liên thông từ trình độ cao đẳng lên trình độ đại học
1. Hồ sơ cấp Thẻ: Ảnh chân dung
- Kích thước tỷ lệ 3x4, phải có chất lượng, độ phân giải cao.
- Ảnh chụp nửa thân trên, khuôn mặt chiếm từ 70-80% khung hình.
- Ảnh để đầu trần, trang phục áo sơ mi.
- Phông nền không có hình vẽ, hình ghép có nội dung không phù hợp.
2. Hình thức nộp hồ sơ: Trực tuyến
a) Sinh viên nộp hồ sơ (file ảnh chân dung) vào biểu mẫu đăng ký hồ sơ theo quy định.
b) Tên file ảnh được đặt theo họ và tên đầy đủ của sinh viên.
Điều 6. Thời gian nhận thẻ sinh viên lần đầu
1. Đối với sinh viên bằng đại học thứ nhất và sinh viên học cùng lúc hai chương trình đại học
a) Không quá 20 ngày kể từ ngày sinh viên nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ đạt yêu cầu, Trường sẽ thông báo lớp trưởng đại diện đến nhận thẻ sinh viên và phát về lớp.
b) Sinh viên phải ký xác nhận khi nhận thẻ.
c) Nếu thông tin trên thẻ sai lệch, sinh viên phải báo ngay về Trường (qua phòng Công tác sinh viên) để làm lại.
d) Trong thời gian chờ cấp thẻ, sinh viên năm nhất có thể sử dụng Giấy chứng nhận sinh viên phát trong ngày nhập học để được hưởng các ưu đãi dành cho sinh viên.
2. Đối với sinh viên bằng đại học thứ hai và sinh viên bằng đại học liên thông từ trình độ cao đẳng lên trình độ đại học: Không quá 15 ngày sau khi có Quyết định trúng tuyển, Trường sẽ phát thẻ sinh viên về lớp thông qua lớp trưởng.
Điều 7. Quy trình cấp lại thẻ sinh viên
1. Đối tượng áp dụng: Sinh viên bị mất Thẻ, hỏng Thẻ hoặc sinh viên mới vào học lại sau khi có Quyết định của Trường.
2. Hồ sơ đề nghị cấp lại thẻ sinh viên
a) Đối với sinh viên bằng đại học thứ nhất và sinh viên học cùng lúc hai chương trình đại học theo khoản 1 Điều 4
b) Đối với sinh viên bằng đại học thứ hai và sinh viên bằng đại học liên thông từ trình độ cao đẳng lên trình độ đại học theo khoản 1 Điều 5
3. Hình thức: Sinh viên khai báo thông tin vào biểu mẫu đăng ký cấp lại thẻ.
 
CHƯƠNG III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 8. Trách nhiệm của sinh viên
1. Sinh viên phải có thẻ sinh viên khi đang theo học tại Trường.
2. Giữ gìn, bảo quản tốt thẻ sinh viên, tránh làm hư hỏng, mất mát.
3. Không sử dụng thẻ của người khác, thẻ đã hết giá trị sử dụng.
4. Không cho mượn hay thay đổi bất cứ chi tiết nào ghi trên thẻ.
5. Nghiêm cấm mọi hành vi lợi dụng danh nghĩa Nhà trường khi đeo thẻ để làm những việc vi phạm pháp luật hoặc không đúng với mục đích sử dụng thẻ theo quy định.
6. Khi mất thẻ phải báo cáo ngay về Trường (qua Phòng Công tác sinh viên) và tiến hành thủ tục xin cấp lại thẻ theo quy định.
7. Thực hiện thủ tục làm thẻ mới sau khi có Quyết định vào học lại của Trường.
Điều 9. Trách nhiệm của Phòng Công tác sinh viên
1. Tổ chức việc cấp thẻ sinh viên theo quy định.
2. Phối hợp với các Khoa, Cố vấn học tập, Trợ lý công tác sinh viên đôn đốc, nhắc nhở sinh viên làm thẻ và thực hiện đúng quy định về sử dụng thẻ.
3. Tham mưu Trường ban hành Quyết định cấp thẻ sinh viên.
4. Ban hành thông báo về hiệu lực thẻ đối với trường hợp tốt nghiệp, thôi học hoặc buộc thôi học theo từng học kỳ.
5. Thu hồi hiệu lực thẻ sinh viên bị mất và cập nhật, công bố thẻ sinh viên được cấp lại.
6. Là đầu mối tiếp nhận, tham mưu xử lý các trường hợp vi phạm của sinh viên (theo Điều 14).
Điều 10. Trách nhiệm của các Khoa
1. Phổ biến Quy định này đến sinh viên của đơn vị.
2. Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở sinh viên của đơn vị thực hiện nghiêm túc Quy định này.
3. Báo cáo các trường hợp vi phạm về Phòng Công tác sinh viên để tham mưu xử lý.
Điều 11. Trách nhiệm của Giảng viên tại lớp học
Nhắc nhở, giám sát và báo cáo các trường hợp sinh viên không mang thẻ sinh viên trong lớp học do mình phụ trách về Phòng Công tác sinh viên để tham mưu xử lý.
Điều 12. Trách nhiệm của tổ Bảo vệ và bộ phận Lễ tân (thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính)
Nhắc nhở sinh viên về việc đeo thẻ sinh viên ngay tại cổng trường và khu vực nhà Hiệu bộ.
Điều 13. Trách nhiệm của chuyên viên, nhân viên các phòng chức năng, trung tâm
Nhắc nhở sinh viên chấp hành quy định về việc đeo thẻ sinh viên trong phạm vi khu vực làm việc và quản lý của mình.
Điều 14. Xử lý vi phạm về việc sử dụng thẻ sinh viên
1. Sinh viên sẽ bị xử lý kỷ luật khi vi phạm việc không đeo thẻ sinh viên vào lớp học:
- Lần 1: Nhắc nhở
- Lần 2: Trừ 5 điểm rèn luyện
- Lần 3: Khiển trách
2. Đối với các trường hợp vi phạm nghiêm trọng, sẽ bị xử lý theo Quy chế công tác sinh viên hiện hành.
3. Trường hợp sinh viên hoặc người khác sử dụng thẻ sinh viên để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
Điều 15. Điều khoản thi hành
1. Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
2. Trong quá trình thực hiện, Phòng Công tác sinh viên theo dõi, hướng dẫn, tổ chức việc thực hiện Quy định này và tham mưu Trường xem xét sửa đổi, bổ sung khi cần thiết./.
 
 


Tin liên quan