QUY TRÌNH GIÁM SÁT THỜI GIAN TỐT NGHIỆP TRUNG BÌNH

 

Điều 1. Mục đích
Quy trình được xây dựng nhằm:
1. Giám sát, theo dõi và phân tích thời gian tốt nghiệp trung bình (TGTNTB) của sinh viên theo từng chương trình đào tạo.
2. Xác định thực trạng tiến độ học tập, tiến độ hồ sơ và tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp sớm, đúng tiến độ hoặc muộn theo từng ngành, khóa và năm.
3. Làm cơ sở đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả đào tạo, giảm tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp muộn.
4. Nâng cao trách nhiệm của các đơn vị trong việc giám sát, hỗ trợ sinh viên hoàn thành các điều kiện tốt nghiệp trong thời gian sớm nhất.
5. Phục vụ công tác tự đánh giá, kiểm định chất lượng, cải tiến chương trình đào tạo và xét thi đua, khen thưởng.
Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy trình áp dụng đối với sinh viên đào tạo trình độ đại học, bằng đại học thứ nhất, hình thức đào tạo chính quy, tốt nghiệp theo khóa.
2. Các đơn vị tham gia thực hiện quy trình gồm:
a) Phòng Đào tạo;
b) Phòng Công tác sinh viên;
c) Các khoa chuyên môn.
Điều 3. Quy định về tiến độ tốt nghiệp
Thống nhất sử dụng thuật ngữ “tiến độ tốt nghiệp” với các hình thức sau:
1. Tốt nghiệp sớm: Sinh viên hoàn thành chương trình đào tạo và được công nhận tốt nghiệp trong thời gian ngắn hơn thời gian đào tạo chuẩn toàn khóa (dưới 04 năm).
2. Tốt nghiệp đúng tiến độ: Sinh viên hoàn thành chương trình đào tạo và được công nhận tốt nghiệp đúng thời gian đào tạo chuẩn toàn khóa (04 năm).
3. Tốt nghiệp muộn: Sinh viên hoàn thành chương trình đào tạo và được công nhận tốt nghiệp sau thời gian đào tạo chuẩn toàn khóa (trên 04 năm).
Điều 4. Thành lập Tổ giám sát TGTNTB
1. Hằng năm học, Phòng Công tác sinh viên tham mưu Trường ban hành Quyết định thành lập Tổ giám sát TGTNTB.
2. Thành phần Tổ giám sát gồm:
a) Tổ trưởng: Viên chức, người lao động Phòng Công tác sinh viên;
b) Tổ phó: Viên chức, người lao động Phòng Đào tạo;
c) Tổ viên: Viên chức, người lao động các phòng chức năng phụ trách các điều kiện xét tốt nghiệp và trợ lý giáo vụ/trợ lý công tác sinh viên của các khoa chuyên môn.
Điều 5. Tổng hợp tiến độ trước các đợt xét tốt nghiệp
Trước mỗi đợt xét tốt nghiệp, Tổ giám sát TGTNTB tiến hành thực hiện các công tác sau:
1. Tổng hợp tiến độ học tập và tiến độ hồ sơ xét tốt nghiệp của sinh viên.
2. Kết quả tổng hợp được gửi đến các Tổ viên thuộc các khoa chuyên môn để triển khai công tác giám sát, hỗ trợ sinh viên.
Điều 6. Phối hợp giám sát và hỗ trợ sinh viên
Tổ viên thuộc các khoa chuyên môn căn cứ bảng tổng hợp tiến độ để tiến hành:
1. Triển khai cho cố vấn học tập các lớp nắm thông tin và giám sát tình hình sinh viên;
2. Nhắc nhở cố vấn học tập hỗ trợ sinh viên hoàn thành các điều kiện tốt nghiệp còn thiếu.
3. Tổng hợp danh sách sinh viên đã được cố vấn học tập giám sát, hỗ trợ và gửi cho Tổ trưởng nắm các thông tin đã thực hiện.
Điều 7. Báo cáo số liệu tốt nghiệp
1. Tổ giám sát TGTNTB tổng hợp số liệu tốt nghiệp và báo cáo Hội đồng xét tốt nghiệp trong từng đợt xét.
2. Sau mỗi đợt xét tốt nghiệp, Tổ giám sát tiến hành:
a) Tổng hợp danh sách sinh viên các khóa chưa tốt nghiệp;
b) Gửi danh sách này đến các khoa chuyên môn để nắm thông tin, giám sát và hỗ trợ sinh viên (Phụ lục II).
c) Công khai danh sách sinh viên các khoá không đủ điều kiện đề nghị xét tốt nghiệp.
Điều 8. Tổng hợp và báo cáo thời gian tốt nghiệp trung bình
1. Công thức tính thời gian tốt nghiệp trung bình:
TGTNTB = (∑xi × ni) / N
Trong đó:
a) xi: Số năm tốt nghiệp của nhóm sinh viên thứ i;
b) ni: Số lượng sinh viên tốt nghiệp sau xi năm;
c) N: Tổng số sinh viên tốt nghiệp của khóa.
2. Căn cứ số liệu tốt nghiệp theo từng năm, Tổ giám sát thực hiện:
a) Tính toán thời gian tốt nghiệp trung bình theo từng ngành;
b) Lập báo cáo tốt nghiệp chi tiết sau mỗi khóa tốt nghiệp (theo Phụ lục I).
3. Tổ giám sát trình Hiệu trưởng ký ban hành báo cáo, gửi các khoa nắm thông tin và phục vụ báo cáo chất lượng chương trình đào tạo.
Điều 9. Trách nhiệm của các đơn vị
1. Phòng Công tác sinh viên:
a) Giám sát tình trạng dừng học, bảo lưu, thôi học của sinh viên;
b) Giám sát tiến độ hoàn thành chứng chỉ Giáo dục thể chất, Quốc phòng – An ninh;
c) Phối hợp với Phòng Đào tạo tổng hợp tiến độ hồ sơ và học tập;
d) Tổng hợp báo cáo và trình Hiệu trưởng ký hằng năm.
2. Phòng Đào tạo:
a) Theo dõi tình hình học tập và các chứng chỉ ngoại ngữ điều kiện;
b) Phối hợp với Phòng Công tác sinh viên tổng hợp tiến độ học tập;
3. Các khoa chuyên môn:
a) Trợ lý giáo vụ/trợ lý công tác sinh viên triển khai bảng tổng hợp tiến độ cho cố vấn học tập và tổng hợp danh sách sinh viên đã được giám sát, hỗ trợ từ cố vấn học tập;
b) Cố vấn học tập giám sát, nhắc nhở và hỗ trợ sinh viên hoàn thành các điều kiện tốt nghiệp trong thời gian sớm nhất.
Điều 10. Hiệu lực thi hành
1. Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Trường (qua Phòng Công tác sinh viên) để xem xét điều chỉnh, bổ sung.
 

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Phòng Công tác sinh viên, Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế

Cô Nguyễn Thị Thảo Tâm, Chuyên viên

Số điện thoại/Zalo: 0979 619 719 Thực hiện công tác Hồ sơ xét tốt nghiệp và Giám sát thời gian tốt nghiệp