Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế thông báo quy định về việc quản lý, sử dụng và thu hồi hộp thư điện tử sinh viên, cụ thể như sau:

I. QUẢN LÝ
- Hộp thư điện tử khi được cấp cho sinh viên được xem như là tài sản của Nhà trường, do đó sinh viên phải có trách nhiệm bảo vệ hộp thư điện tử của mình và tuân thủ các quy định về sử dụng hộp thư điện tử.
- Không được đưa mật khẩu hộp thư điện tử của mình cho người khác sử dụng.
- Thường xuyên kiểm tra email ít nhất 1 lần/tuần để nhận hoặc trả lời các thông tin chung của Trường.
- Để tăng cường tính bảo mật, sinh viên thường xuyên thay đổi mật khẩu.
- Khi phát hiện mật khẩu hộp thư của mình bị thay đổi (không đăng nhập được) sinh viên phải liên hệ ngay với Trường (qua Phòng Công tác sinh viên) để báo cáo và chờ khôi phục lại mật khẩu.
II. SỬ DỤNG
- Nhà trường cấp hộp thư điện tử cho mỗi sinh viên nhằm mục đích hỗ trợ cho việc tiếp nhận thông tin từ Nhà trường đến sinh viên, không phải là tài khoản học vụ.
- Sinh viên phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Nhà trường về nội dung của những thư được gửi đi từ hộp thư của mình.
- Khi muốn liên hệ công việc hoặc trao đổi với cán bộ, giảng viên, người lao động trong Trường sinh viên phải sử dụng hộp thư điện tử đã được Trường cấp.
* Nhà trường nghiêm cấm sử dụng hộp thư điện tử cho các mục đích:
+ Phát tán thông tin mang tính chất đồi trụy và phản động.
+ Phát tán virus hoặc các phần mềm phá hoại.
+ Giả mạo hoặc tìm cách giả mạo một bức thư điện tử dưới danh nghĩa một người khác; chiếm đoạt hộp thư điện tử, thay đổi, giả mạo một phần hoặc toàn phần nội dung thư của người khác.
+ Phát tán thông tin mang tính kích động, đả kích tổ chức hay cá nhân
+ Phát tán thông tin mang tính kích động, đả kích các văn bản pháp quy của Đảng, Nhà nước và các tổ chức.
+ Phát tán những tin đồn sai sự thật.
+ Quấy rối người khác hoặc phát tán thông tin quấy rối người khác.
+ Phát tán các thông tin quảng cáo, các đường dẫn vào trang mạng xã hội không phục vụ mục đích của hộp thư, các tài liệu của Nhà trường khi chưa được chấp thuận của Nhà trường.
III. THU HỒI 
Để hạn chế việc sử dụng hộp thư điện tử của Nhà trường vào những mục đích không đúng quy định, Trường sẽ tiến thu hồi hộp thư điện tử đối với các trường hợp sau:
1. Sinh viên đã nhận quyết định dừng học, thôi học, buộc thôi học, chuyển trường, tốt nghiệp.
a) Thời gian thu hồi: Sau 15 ngày kể từ ngày ban hành quyết định.
b) Sinh viên dừng học và đã nhận quyết định tiếp nhận học trở lại được đề nghị Trường cấp lại tài khoản.
2. Sinh viên không đăng nhập và sử dụng tài khoản sau 03 tháng kể từ ngày cấp