TUYÊN TRUYỀN, GIÁO DỤC, KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT
Thứ hai, 07/09/2026
4496

QUY ĐỊNH CẤP VÀ SỬ DỤNG THẺ SINH VIÊN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ, ĐẠI HỌC HUẾ

Ban hành kèm theo Quyết định số 2131/QĐ-ĐHNN ngày 29 tháng 7 năm 2026 của Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế
 
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
 
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Quy định này áp dụng đối với sinh viên đang theo học tại Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế (sau đây gọi là Trường), bao gồm:
1. Sinh viên bằng đại học thứ nhất, hình thức đào tạo chính quy.
2. Sinh viên học cùng lúc hai chương trình đại học, hình thức đào tạo chính quy.
3. Sinh viên bằng đại học thứ hai, hình thức đào tạo chính quy và vừa làm vừa học.
4. Sinh viên bằng đại học liên thông từ trình độ cao đẳng lên trình độ đại học, hình thức đào tạo chính quy và vừa làm vừa học.
Điều 2. Mục đích sử dụng thẻ sinh viên
1. Thẻ sinh viên là giấy tờ nhận diện chính thức của sinh viên đang theo học tại Trường, được sử dụng để xác minh thông tin cá nhân trong quá trình học tập và rèn luyện.
2. Sinh viên phải đeo thẻ sinh viên khi tham gia học tập, rèn luyện, khảo thí và khi sử dụng các dịch vụ thư viện của Trường.
3. Sinh viên được sử dụng thẻ sinh viên để hưởng các chính sách ưu đãi theo quy định của pháp luật và của các tổ chức, doanh nghiệp dành cho sinh viên.
4. Thẻ sinh viên có tích hợp chức năng tài khoản ngân hàng được sử dụng để đóng học phí; nhận tiền học bổng, khen thưởng, trợ cấp theo quy định của Trường; chuyển tiền, rút tiền theo quy định của Ngân hàng và các quy định của Pháp luật (áp dụng đối với sinh viên bằng đại học thứ nhất và sinh viên học cùng lúc hai chương trình đại học).
Điều 3. Thời hạn sử dụng thẻ sinh viên
1. Thẻ sinh viên chỉ có giá trị sử dụng trong thời gian sinh viên học tập và rèn luyện tại Trường.
2. Thẻ sinh viên bị tạm dừng giá trị sử dụng kể từ ngày quyết định nghỉ học có thời hạn của sinh viên có hiệu lực và được khôi phục giá trị sử dụng kể từ ngày quyết định thu nhận sinh viên vào học lại có hiệu lực.
3. Thẻ sinh viên hết giá trị sử dụng kể từ ngày quyết định chuyển trường, thôi học, buộc thôi học hoặc quyết định công nhận tốt nghiệp của sinh viên có hiệu lực.
 
Chương II
 CẤP VÀ PHÁT HÀNH THẺ SINH VIÊN
 
Điều 4. Quy trình nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ sinh viên lần đầu đối với sinh viên bằng đại học thứ nhất và sinh viên học cùng lúc hai chương trình đại học
1. Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ
a) Phiếu thông tin phát hành thẻ sinh viên (nhận trong ngày nhập học);
b) Bản chụp căn cước công dân (gồm mặt trước và mặt sau);
c) File ảnh chân dung, đáp ứng các yêu cầu sau:
- Ảnh màu, chụp chính diện, rõ mặt;
- Phông nền trắng hoặc xanh;
- Khuôn mặt chiếm từ 70-80% khung hình;
- Trang phục, tác phong nghiêm túc, lịch sự;
- Ảnh phải rõ nét, không mờ, không vỡ hình.
2. Bước 2. Chuẩn bị file hồ sơ
a) Bản chụp căn cước công dân: lưu thành 01 file định dạng PDF (gồm mặt trước và mặt sau), đặt tên file theo số căn cước công dân;
b) File ảnh chân dung: đặt tên file theo số căn cước công dân.
3. Bước 3. Nộp hồ sơ trực tuyến
Sau khi hoàn thiện 02 file hồ sơ nêu trên, sinh viên nộp hồ sơ trực tuyến đề nghị cấp thẻ sinh viên.
4. Bước 4. Ký xác nhận vào Phiếu thông tin phát hành thẻ sinh viên
Sau khi nộp hồ sơ trực tuyến, sinh viên nhận Phiếu thông tin phát hành thẻ sinh viên vào ngày nhập học tại Trường và thực hiện ký xác nhận.
5. Bước 5. Hoàn tất hồ sơ
Hồ sơ cấp thẻ sinh viên được xem là hoàn thành khi sinh viên đã nộp hồ sơ trực tuyến và ký xác nhận đầy đủ vào Phiếu thông tin phát hành thẻ sinh viên.
Điều 5. Quy trình nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ sinh viên lần đầu đối với sinh viên bằng đại học thứ hai và sinh viên bằng đại học liên thông từ trình độ cao đẳng lên trình độ đại học
1. Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ
Sinh viên chuẩn bị file ảnh chân dung đáp ứng các yêu cầu sau:
- Ảnh màu, chụp chính diện, rõ mặt;
- Phông nền trắng hoặc xanh;
- Khuôn mặt chiếm từ 70-80% khung hình;
- Trang phục, tác phong nghiêm túc, lịch sự;
- Ảnh phải rõ nét, không mờ, không vỡ hình.
2. Bước 2. Chuẩn bị file hồ sơ
Đặt tên file ảnh chân dung theo họ và tên đầy đủ của sinh viên.
3. Bước 3. Nộp hồ sơ trực tuyến
Sinh viên nộp file ảnh chân dung thông qua biểu mẫu đăng ký hồ sơ trực tuyến.
4. Bước 4. Hoàn tất hồ sơ
Hồ sơ cấp thẻ sinh viên được xem là hoàn thành sau khi sinh viên đã nộp đầy đủ file ảnh chân dung hợp lệ theo quy định.
Điều 6. Cấp lại thẻ sinh viên
1. Đối tượng áp dụng: Sinh viên làm mất thẻ hoặc hư hỏng thẻ.
2. Hồ sơ đề nghị cấp lại thẻ sinh viên
a) Đối với sinh viên bằng đại học thứ nhất và sinh viên học cùng lúc hai chương trình đại học thực hiện theo khoản 1 Điều 4 của Quy định này;
b) Đối với sinh viên bằng đại học thứ hai và sinh viên bằng đại học liên thông từ trình độ cao đẳng lên trình độ đại học thực hiện theo khoản 1 Điều 5 của Quy định này.
3. Hình thức thực hiện: Sinh viên điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu đăng ký cấp lại thẻ sinh viên và nộp hồ sơ theo hướng dẫn.
4. Thời gian nhận thẻ: Sau 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đạt yêu cầu, sinh viên đến nhận thẻ sinh viên mới tại nơi đã nộp hồ sơ.
Điều 7. Thời gian nhận thẻ sinh viên lần đầu
1. Đối với sinh viên bằng đại học thứ nhất và sinh viên học cùng lúc hai chương trình đại học
a) Không quá 20 ngày kể từ ngày sinh viên nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ đạt yêu cầu, Trường sẽ thông báo lớp trưởng đại diện đến nhận thẻ sinh viên và phát về lớp;
b) Sinh viên phải ký xác nhận khi nhận thẻ;
c) Trường hợp thông tin trên thẻ không chính xác, sinh viên phải thông báo ngay cho Trường (qua Phòng Công tác sinh viên) để tiến hành cấp lại thẻ;
d) Trong thời gian chờ cấp thẻ, sinh viên năm thứ nhất có thể sử dụng Giấy chứng nhận sinh viên phát trong ngày nhập học để được hưởng các ưu đãi dành cho sinh viên.
2. Đối với sinh viên bằng đại học thứ hai và sinh viên bằng đại học liên thông từ trình độ cao đẳng lên trình độ đại học
a) Không quá 15 ngày sau khi có quyết định trúng tuyển, Trường sẽ phát thẻ sinh viên về lớp thông qua lớp trưởng;
b) Trường hợp thông tin trên thẻ không chính xác, sinh viên phải thông báo ngay cho Trường (qua Phòng Công tác sinh viên) để tiến hành cấp lại thẻ.
 
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
 
Điều 8. Trách nhiệm của sinh viên
1. Sinh viên phải có thẻ sinh viên khi đang theo học tại Trường.
2. Sinh viên có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản thẻ sinh viên cẩn thận, tránh để hư hỏng hoặc mất mát.
3. Sinh viên có trách nhiệm xuất trình thẻ sinh viên khi được viên chức, giảng viên hoặc nhân viên của Trường yêu cầu trong phạm vi công việc được giao.
4. Sinh viên không được sử dụng thẻ sinh viên của người khác hoặc thẻ đã hết giá trị sử dụng.
5. Sinh viên không được cho người khác mượn thẻ hoặc tự ý chỉnh sửa, thay đổi bất kỳ thông tin nào ghi trên thẻ.
6. Nghiêm cấm sử dụng thẻ sinh viên không đúng mục đích theo quy định của Trường hoặc để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật.
7. Khi mất thẻ, sinh viên phải thông báo ngay cho Trường (qua Phòng Công tác sinh viên) và tiến hành thủ tục đề nghị cấp lại thẻ theo quy định.
Điều 9. Trách nhiệm của Phòng Công tác sinh viên
1. Tổ chức việc cấp thẻ sinh viên theo quy định.
2. Phối hợp với các khoa, cố vấn học tập, trợ lý công tác sinh viên đôn đốc, nhắc nhở sinh viên làm thẻ và thực hiện đúng quy định về sử dụng thẻ.
3. Tham mưu Trường ban hành Quyết định cấp thẻ sinh viên.
4. Thông báo theo từng học kỳ về thời hạn sử dụng thẻ sinh viên đối với các trường hợp chuyển trường, thôi học, buộc thôi học hoặc tốt nghiệp.
5. Có trách nhiệm tiếp nhận và tham mưu xử lý các trường hợp vi phạm của sinh viên (theo Điều 14).
6. Nghiên cứu, đề xuất phương án xây dựng thẻ sinh viên điện tử tích hợp trên phần mềm quản lý của Trường.
Điều 10. Trách nhiệm của các khoa
1. Phổ biến Quy định này đến sinh viên của đơn vị.
2. Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở sinh viên của đơn vị thực hiện nghiêm túc Quy định này.
3. Báo cáo các trường hợp vi phạm về Trường (qua Phòng Công tác sinh viên) để tham mưu xử lý.
Điều 11. Trách nhiệm của giảng viên tại lớp học
Giảng viên có trách nhiệm nhắc nhở, giám sát và báo cáo các trường hợp sinh viên không mang thẻ sinh viên trong lớp học do mình phụ trách về Trường (qua Phòng Công tác sinh viên) để tham mưu xử lý.
Điều 12. Trách nhiệm của nhân viên bảo vệ và lễ tân
Nhân viên bảo vệ và lễ tân có trách nhiệm nhắc nhở sinh viên đeo thẻ sinh viên khi ra vào cổng Trường và khi đến liên hệ công việc tại khu hành chính của Trường.
Điều 13. Trách nhiệm của chuyên viên, nhân viên các phòng chức năng
Chuyên viên, nhân viên các phòng chức năng có trách nhiệm nhắc nhở sinh viên chấp hành quy định về việc đeo thẻ sinh viên trong phạm vi khu vực làm việc và quản lý của mình.
Điều 14. Xử lý vi phạm
1. Sinh viên không đeo thẻ sinh viên khi vào lớp học sẽ bị xử lý theo quy định kỷ luật sinh viên và quy chế đánh giá kết quả rèn luyện của Trường.
2. Các trường hợp vi phạm khác tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo Quy định về công tác sinh viên.
3. Trường hợp sử dụng thẻ sinh viên để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật, cá nhân vi phạm phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
Điều 15. Điều khoản thi hành
1. Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
2. Trong quá trình thực hiện, Phòng Công tác sinh viên theo dõi, hướng dẫn, tổ chức việc thực hiện Quy định này và tham mưu Trường xem xét sửa đổi, bổ sung khi cần thiết.

 
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Phòng Công tác sinh viên, Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế
 

ThS. Nguyễn Thị Thảo Trang, Chuyên viên
Thực hiện công tác Thẻ sinh viên

0768 567 990

0768 567 990

ntttrang@huflis.edu.vn

Tầng 1, nhà Hiệu bộ

57 Nguyễn Khoa Chiêm, An Cựu, Huế, Việt Nam


 

 

 

 


Tin liên quan